Häufig gestellte Fragen

Wir sind bemüht, mögliche Fragen hier kurz zu beantworten.
Kann ich beim Bestimmen der Terminmöglichkeiten einen Monatskalender anzeigen?

Mit einem Klick auf das Kalendersymbol lässt sich ein Monat mit Wochentagen anzeigen und darin ein Tag auswählen.

Bei der Terminabstimmung war bis 25.5.2018 ein Reiter für einen Notizbereich sichtbar. Wofür diente dieser und gibt es einen Ersatz?

Der Notizbereich war gedacht zur Sammlung von Tagesordnungspunkten oder zum gemeinsamen Verfassen eines Protokolls während einer Besprechung oder einer Telefonkonferenz.

Mit der Datenschutzgrundverordnung kann nicht klar geregelt werden, ob der Notizbereich zusätzliche personenbezogene oder sensible Daten enthält, etwa in einem Protokoll. Das Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort hat daher das Neu-Anlegen von Notizseiten innerhalb von TERMINO vorsichtshalber deaktiviert. Bisherige Notizseiten bleiben bis auf weiteres erreichbar.

Wenn Sie eine gemeinsame Notizseite für die TeilnehmerInnen einer Besprechung anbieten möchten, finden Sie einen Ersatz zum Beispiel auf board.net , welche von der selben fairkom Gesellschaft betrieben wird, die sich auch um die Technik für TERMINO kümmert. Den Link, den Sie dort generieren, kann der/die Terminkoordinator/in in die Terminbeschreibung geben.

Alle Teilnehmer/innen, die den Link des Notizbereiches kennen, können gleichzeitig darin schreiben. Vermeiden Sie auch bei "User generated Content" die Aufzeichnung personenbezogener Daten. Am Ende einer Besprechung kann das Ergebnis in eine PDF, doc oder odt Datei exportiert werden.

 

Wer darf die Antworten der TeilnehmerInnen nachträglich bearbeiten bzw. löschen?

Hier wird unterschieden zwischen anonymen NutzerInnen und eingeloggten NutzerInnen.

Eingeloggte dürfen ihre eigenen Antworten bearbeiten bzw. auch löschen.

Anonyme können keine Antworten bearbeiten bzw. löschen.
Das gilt sowohl für einladende Personen, als auch für TeilnehmerInnen.
Anonym ist es nicht möglich, die Antworten nachträglich zu verändern.

Kann ich TERMINO auch gänzlich anonym nutzen?

Sowohl das Registrieren eines Benutzerkontos als auch die Eingabe einer E-Mail Adresse bei Abstimmungen ist optional.
Die Nutzung ist für TeilnehmerInnen an einer Abstimmung also völlig anonym möglich.

Allerdings ist die Hinterlegung einer E-Mail Adresse durch einladende Personen erforderlich, weil sonst der Link zum nachträglichen Bearbeiten und Fixieren des Termins nicht zugestellt werden kann.

Bei der Erstellung einer Umfrage gibt es eine Option "Versteckt". Was bedeutet dies?

Bei einer versteckten Umfrage sehen die TeilnehmerInnen nicht, wofür sich andere TeilnehmerInnen entschieden haben. Damit lässt sich zum Beispiel eine grössere Erhebung durchführen, welcher Tag für eine Veranstaltung geeignet wäre.

Der/die OrganisatorIn der Umfrage sieht jedoch sehr wohl, wer welchen Terminwunsch angegeben hat.

Was passiert, wenn ein/e TeilnehmerIn bei einer Abstimmung eine Email-Adresse eingibt, die nicht existiert?

Stimmt die Adresse nicht, kann beim Abschließen der Termin-Abstimmung die ical (Kalender) Datei nicht zugestellt werden. Betroffene TeilnehmerInnen erfahren möglicherweise nichts vom fixierten Termin.

Wenn ich eine Abstimmung erstelle oder schließe - warum ist das Mail nicht sofort in meinem Mailprogramm sichtbar, sondern kommt erst verzögert?

Je nachdem, ob Ihr eigener Mail-Dienstleister Greylisting verwendet, kann sich die Zustellung der Mails um einige Minuten bis hin zu 1/2 Stunde verzögern.
Falls das Mail nicht sofort kommt, warten Sie einfach ein wenig.

Mehr Infos zum Thema gibt es im Wikipedia-Artikel zu Greylisting.

Was passiert, wenn sich der fixierte Termin nochmals ändert?

Der neue Termin kann den teilnehmenden Personen erneut zugesendet werden. Manche Programme, beispielsweise Thunderbird, weisen auf Terminkonflikte hin und ermöglichen das Aktualisieren des Termins.

Warum ist es sinnvoll, dass sowohl einladende als auch eingeladene Personen eine E-Mail Adresse angeben und was passiert damit?

Die E-Mail Adresse wird bei einladenden Personen benötigt, um den Link zum nachträglichen Bearbeiten zu schicken.

Bei TeilnehmerInnen ist die Angabe einer E-Mail Adresse nicht verpflichtend, wird jedoch empfohlen. Denn dann wird an diese Adresse der fixierte Termin als ICAL Datei geschickt, damit der Termin bequem in den eigenen Kalender importiert werden kann.

In beiden Fällen wird die Adresse nie öffentlich angezeigt, und einzig verwendet, um diese  Informationen zuzustellen.

Wie lange bleiben Terminabstimmungen verfügbar? Kann ich diese auch selbst löschen?

Abgestimmte Termine werden drei Monaten nach dem fixierten Datum gelöscht, nicht abgeschlossene Terminabstimmungen ein halbes Jahr nach ihrer Erstellung.

Diese Zeiträume sind im Sinne der Datenschutzgrundverordnung ein Kompromiss zwischen Serviceorientierung und Datensparsamkeit.

Eine Umfrage können Sie als Terminersteller auf der Seite "Bearbeiten" unten auch selbst wieder löschen.
Sie gelangen auf diese Seite
1. falls Sie ein Login haben und angemeldet sind rechts oben bei Mein Konto / Abstimmungen
2. falls sie sich nicht bei TERMINO registriert haben, über den per E-mail zugesendeten Link zum nachträglichen Editieren

Ist bei Abstimmungen auch eine "Vielleicht" Option auswählbar?

Ja. Beim Anlegen einer Terminabstimmung "Weitere Optionen" aufklappen. Dort lässt sich die "Vielleicht" Option aktivieren.

Gibt es die Möglichkeit, bei einer Terminumfrage gleich schon einen Raum für eine Audio- oder Videkonferenz festzulegen?

Eine Audio- oder Videkonferenz ist bei TERMINO nicht integriert. Aber Sie können etwa auf fairmeeting.net einen Raum festlegen und den Link dazu in die Terminbeschreibung geben.

fairmeeting wird von der selben fairkom Gesellschaft mit Sitz in Österreich angeboten, die sich auch um die technische Betreuung von TERMINO kümmert. Die Übertragung ist vollständig verschlüsselt und basiert auf der Open Source Software "Jitsi Meet". Es gibt auch eine Android und iOS App dazu, um vom Smartphone aus an Konferenzen teilzunehmen.

Bei einer Audio- oder Videokonferenz wird die Nutzung eines Headsets empfohlen, um Echo-Effekte zu minimieren. Wenn man nicht gerade spricht kann man das eigene Mikrofon stummschalten ("mute"), damit keine stördenen Hintergrundgeräusche übertragen werden.