Häufig gestellte Fragen

Wir sind bemüht, mögliche Fragen hier kurz zu beantworten.

Kann ich beim Bestimmen der Terminmöglichkeiten einen Monatskalender anzeigen?

Mit einem Klick auf das Kalendersymbol lässt sich ein Monat mit Wochentagen anzeigen und darin ein Tag auswählen.

Bei der Terminabstimmung war bis 25.5.2018 ein Reiter für einen Notizbereich sichtbar. Wofür diente dieser und gibt es einen Ersatz?

Der Notizbereich war gedacht zur Sammlung von Tagesordnungspunkten oder zum gemeinsamen Verfassen eines Protokolls während einer Besprechung oder einer Telefonkonferenz.

Mit der Datenschutzgrundverordnung kann nicht klar geregelt werden, ob der Notizbereich zusätzliche personenbezogene oder sensible Daten enthält, etwa in einem Protokoll. Das Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort hat daher das Neu-Anlegen von Notizseiten innerhalb von TERMINO vorsichtshalber deaktiviert.

Wenn Sie eine gemeinsame Notizseite für die TeilnehmerInnen einer Besprechung anbieten möchten, gibt es diverse Anbieter dafür.

Können Teilnehmer*innen ihre Terminoptionen bearbeiten oder auch löschen?

Falls Terminvorschläge ergänzt werden müssen, erscheint ein durchgestrichenes Icon bei den neuen Optionen. Da anonyme Teilnehmer*innen ihre vorige Abstimmung nicht bearbeiten können, gibt es drei Optionen:

  1. Terminersteller*innen startet eine ganz neue Abstimmung
  2. Terminersteller*innen löschen die bisherigen Bekundungen der Teilnehmer*innen
  3. Teilnehmer*innen legen eine neue Zeile in der Abstimmung an

Bei einer Ergänzung der Terminoptionen wird keine EInladung automatisch verschickt - es muss nochmal neu eingeladen werden.

Angemeldete Nutzer*innen dürfen ihre eigenen Antworten bearbeiten bzw. auch löschen.

Terminersteller*Innen können auch andere Termineinträge löschen, etwa wenn irrtümlich ein*e Nutzer*in mehrfach ein Votum abgegeben hat (etwa weil die Internet-Verbindung unterbrochen worden ist).

 

Kann ich TERMINO auch gänzlich anonym nutzen?

Sowohl das Registrieren eines Benutzerkontos als auch die Eingabe einer E-Mail Adresse bei Abstimmungen ist optional.

Die Nutzung ist für Teilnehmer*innen an einer Abstimmung also völlig anonym möglich. Wir empfehlen dennoch sich anzumelden, weil dann auch nachträglich Terminzusagen nochmal geändert werden können.

Allerdings ist die Hinterlegung einer E-Mail Adresse durch einladende Personen erforderlich, weil sonst der Link zum nachträglichen Bearbeiten und Fixieren des Termins nicht zugestellt werden kann.

Bei der Erstellung einer Umfrage gibt es eine Option "Versteckt". Was bedeutet dies?

Bei einer versteckten Umfrage sehen die TeilnehmerInnen nicht, wofür sich andere TeilnehmerInnen entschieden haben. Damit lässt sich zum Beispiel eine grössere Erhebung durchführen, welcher Tag für eine Veranstaltung geeignet wäre.

Der/die OrganisatorIn der Umfrage sieht jedoch sehr wohl, wer welchen Terminwunsch angegeben hat.

Was passiert, wenn ein/e TeilnehmerIn bei einer Abstimmung eine Email-Adresse eingibt, die nicht existiert?

Stimmt die Adresse nicht, kann beim Abschließen der Termin-Abstimmung die ical (Kalender) Datei nicht zugestellt werden. Betroffene TeilnehmerInnen erfahren möglicherweise nichts vom fixierten Termin.

Wenn ich eine Abstimmung erstelle oder schließe - warum ist das Mail nicht sofort in meinem Mailprogramm sichtbar, sondern kommt erst verzögert?

Je nachdem, ob Ihr eigener Mail-Dienstleister Greylisting verwendet, kann sich die Zustellung der Mails um einige Minuten bis hin zu 1/2 Stunde verzögern.
Falls das Mail nicht sofort kommt, warten Sie einfach ein wenig.

Mehr Infos zum Thema gibt es im Wikipedia-Artikel zu Greylisting.

Was passiert, wenn sich der fixierte Termin nochmals ändert?

Der neue Termin kann den teilnehmenden Personen erneut zugesendet werden. Manche Programme, beispielsweise Thunderbird, weisen auf Terminkonflikte hin und ermöglichen das Aktualisieren des Termins.

Warum ist es sinnvoll, dass sowohl einladende als auch eingeladene Personen eine E-Mail Adresse angeben und was passiert damit?

Die E-Mail Adresse wird bei einladenden Personen benötigt, um den Link zum nachträglichen Bearbeiten zu schicken.

Bei TeilnehmerInnen ist die Angabe einer E-Mail Adresse nicht verpflichtend, wird jedoch empfohlen. Denn dann wird an diese Adresse der fixierte Termin als ICAL Datei geschickt, damit der Termin bequem in den eigenen Kalender importiert werden kann.

In beiden Fällen wird die Adresse nie öffentlich angezeigt, und einzig verwendet, um diese  Informationen zuzustellen.

An wie viele Teilnehmer*innen kann ich eine Einladung per E-Mail versenden?

Termineinladungen direkt aus TERMINO sind limitiert auf 30 E-Mail Empfänger*innen. Wenn Sie mehr Personen einladen müssen, haben Sie zwei Optionen:

  • Veteiler aufteilen in Blöcke unter 30 Empfänger*innen und wiederholt diese über TERMINO einladen
  • Versand der Einladungen mit ihrem Mail Programm unter Angabe des Abstimmungslinks. 

Pro Stunde werden von TERMINO maximal 50 versendet.

Die Einschränkung ist eine Massnahme dass TERMINO nicht als Spam-Schleuder verwendet wird und auf Spam-Listen gelangt, welche die Zustellungszuverlässigkeit behindern würden.

 

Eignet sich TERMINO auch für Buchungen?

TERMINO wurde konzipiert, um EINEN gemeinsamen Termin zu finden. Bei sehr vielen Terminangeboten, wie dies bei Buchungen für Sprechstunden oder Führungen oft angeboten wird, eignet sich die horizontale Darstellung der Optionen nur bedingt.

Wir arbeiten 2020 an einer Erweiterung von TERMINO speziell für Buchungen. Da wird die Navigation übersichtlicher sein und Nutzer*innen können ihre Buchungen leichter stornieren. Auf der Startseite gibt es dann die Wahl, ob man EINEN Temrin sucht oder eine Buchungsliste anlegen möchte.

Wie können Termine in einem Kalenderprogramm wie Outlook abonniert werden?

Für angemeldete Benutzer*innen gibt es nun eine Seite mit einer Übersicht über alle Termine, die auf TERMINO zugesagt worden sind. Diese Übersicht ist über das Aufklappmenü oben rechts erreichbar ("Mein Konto" / "Reserviert").

Die jeweils zugesagten (dunkelroten) bzw freizuhaltenden (hellroten) Termine können im lokalen Kalender (z.B. Outlook, nextcloud) als webCal Feed abonniert werden. Um diesen Zugang freizuschalten ist ein API Key erforderlich, dieser muss aktiv selbst erzeugt werden.

In Outlook abonnierte Anzeige zugesagter Terminoptionen eines anderen Benutzers:

TERMINO im Outlook

API Key erzeugen

Der iCal/webCal Feed ist eine URL mit einem persönlichen Schlüssel. Dieser API Key wird aus Datenschutzgründen nicht automatisch für jede*n Benutzer*in angelegt, sondern muss selbst einmalig erzeugt werden.

+ Melden Sie sich an, und rufen Sie „Mein Konto / Einstellungen“ auf.

+ Wechseln Sie auf den Reiter „Bearbeiten“

+ In der unteren Hälfte der Seite finden Sie den Bereich „API Schlüssel Einstellungen“

+ Mit der Schaltfläche „Neu erzeugen“ wird ein persönlicher Schlüssel für Sie generiert:

+ Dann können Sie die Option „API Schlüssel für iCal Feed aktivieren“ wählen

+ Vergessen Sie nicht, die Änderungen mit der Schaltfläche „Speichern“ abzuschließen

Wie komme ich wieder in den Bearbeitungsmodus, wenn ich kein Konto eingerichtet habe?

Sie bleiben bei TERMINO 23 Tage auf dem selben Endgerät angemeldet, sofern Sie ihren Browser nicht so eingestellt haben dass Cookies vorher (etwa beim Schliessen eines Fensters) gelöscht werden. Ist das TERMINO - Cookie abgelaufen oder nicht vorhanden müssen Sie ihre Sitzung  über den Bearbeitungslink, den Sie nach der Erstellung der Abstimmung per E-Mail erhalten haben, wieder aktivieren oder sich in TERMNO neu anmelden.

Also wenn Sie den BEARBEITEN - Reiter sehen, sind Sie angemeldet.

Wir empfehlen, vor dem Anlegen einer Abstimmung ein Konto bei TERMINO anzulegen, dann benötigen Sie nicht den Bearbeitungslink zum Einsteigen und können alle Abstimmungen auflisten, die Sie angelegt haben.

Ist eine Auftragsverarbeitervereinbarung laut Datenschutzgrundverordnung für Unternehmen oder Organisationen in Österreich, die TERMINO nutzen, notwendig?

Für die frei und öffentlich nutzbare Version von termino.gv.at ist keine Auftragsverarbeitervereinbarung zwischen Unternehmen oder Organisationen, welche TERMINO nutzen, und dem BMDW erforderlich, da es sich mangels Zweck- und Mittelbestimmung um kein Verhältnis im Sinne eines Verantwortlichen gemäß Art. 4 Z 7 DSGVO und eines Auftragsverarbeiters gemäß Art. 4 Z 8 DSGVO handelt.

Was muss ich beachten, wenn ich eine Abstimmungsliste ausdrucken möchte?

Eine Liste der Teilnehmer*innen lässt sich mit dem Web-Browser drucken (üblicherweise mit Ctrl-P).

Folgende Druckereinstellungen sollten dabei getroffen werden:

  • A4 Querformat
  • Skalierung 40% (oder kleiner, wenn mehr als ein dutzend Zeitspalten)
  • automatische Skalierung deaktivieren (breite Abstimmungen werden mitunter nicht erkannt, daher Skalierung fixieren)
  • Hintergrundbilder drucken (sonst werden die Häkchen nicht angezeigt)

Bei sehr großen Listen empfehlen wir, die Liste als CSV Datei zu exportieren, mit einem Tabellenprogramm (Excel, Calc) zu öffnen und von dort aus zu drucken.

Wie kann ich die Termine anders sortieren oder auch in einem eigenen Format ausdrucken?

TERMINO bietet seit 31.1.2020 eine Exportfunktion an. Das Ergebnis ist eine CSV Datei mit Semikolon (;) als Trenner. Diese kann in jedes Tabellenprogramm importiert werden (Excel, LibreOffice Calc, OnlyOffice, ...).

Wenn Sie nur Teile der Tabelle schnell übernehmen möchten, markieren Sie einfach diese im Webbrowser mit der Maus, kopieren diese und fügen sie in Excel oder Calc ein.

Falls Sie beim Importieren nach der Sprache der Felder gefragt werden, wählen Sie einfach z.B. Deutsch aus.

Wie lange bleiben Terminabstimmungen verfügbar? Kann ich diese auch selbst löschen?

Abgestimmte Termine werden drei Monaten nach dem fixierten Datum gelöscht, nicht abgeschlossene Terminabstimmungen ein halbes Jahr nach ihrer letzten Bearbeitung.

Diese Zeiträume sind im Sinne der Datenschutzgrundverordnung ein Kompromiss zwischen Serviceorientierung und Datensparsamkeit.

Eine Umfrage können Sie als Terminersteller auf der Seite "Bearbeiten" unten auch selbst wieder löschen.
Sie gelangen auf diese Seite
1. falls Sie ein Login haben und angemeldet sind rechts oben bei Mein Konto / Abstimmungen
2. falls sie sich nicht bei TERMINO registriert haben, über den per E-mail zugesendeten Link zum nachträglichen Editieren

Ist bei Abstimmungen auch eine "Vielleicht" Option auswählbar?

Ja. Beim Anlegen einer Terminabstimmung "Weitere Optionen" aufklappen. Dort lässt sich die "Vielleicht" Option aktivieren.