Häufig gestellte Fragen
Wir sind bemüht, mögliche Fragen hier kurz zu beantworten.
Kann TERMINO auch ohne Benutzer:innen-Konto genutzt werden?
Das Registrieren eines Benutzer:innen-Kontos ist optional.
Eine Terminabstimmung kann ohne Benutzer:innen-Konto erstellt werden, allerdings ist die Angabe einer E-Mail Adresse notwendig, um einen Link zum nachträglichen Bearbeiten zuzusenden.
Für das Erstellen einer Buchungsliste ist ein Benutzer:innen-Konto erforderlich, um Informationen zu Buchungen sowie Stornierungen übermitteln zu können.
Teilnehmende brauchen kein Benutzer:innen-Konto, um bei einer Terminabstimmung abstimmen oder eine Option aus einer Buchungsliste buchen zu können.
Der / die Ersteller:in einer Terminabstimmung kann festlegen, ob die Angabe einer E-Mail Adresse für die Teilnahme an einer Abstimmung vorgeschrieben oder eine Namensangabe ausreichend ist.
Für das Buchen einer Option aus einer Buchungsliste ist die Angabe von Name und E-Mail Adresse für die Teilnehmenden verpflichtend, um nachträgliche Informationen zusenden zu können.
Wir empfehlen grundsätzlich ein Benutzer:innen-Konto zu erstellen, dadurch sind die angelegten Terminabstimmungen und Buchungslisten einsehbar und können bearbeitet werden. Ein Benutzer:innen-Konto bietet ebenfalls eine Übersicht mit zugesagten Terminen, welche nachträglich geändert werden können. Diese Übersicht kann auch abonniert werden in den eigenen Kalender, aber eben nur angemeldet.
Warum ist es sinnvoll, dass sowohl einladende als auch eingeladene Personen eine E-Mail Adresse angeben und was passiert damit?
Die E-Mail Adresse wird bei einladenden Personen benötigt, um den Link zum nachträglichen Bearbeiten zu schicken.
Teilnehmer*innen einer Terminabstimmung können zu einer Angabe einer E-Mail Adresse verpflichtet werden.
Nur so wird der fixierte Termin von TERMINO als iCAL Datei an alle geschickt und der Termin kann bequem in den eigenen Kalender importiert werden. Wird die Option zur verpflichtenden Bereitstellung einer E-Mail Adresse nicht gewählt, müssen alle Teilnehmer*innen über das eigene E-Mail Programm oder einen Messenger vom Ausgang der Abstimmung informiert werden.
Bei einer Buchung ist die Angabe einer E-Mail Adresse erforderlich, damit eine Bestätigung zugestellt und eine allfällige Stornierung durchgeführt werden kann.
In beiden Fällen wird die Adresse nie öffentlich angezeigt, und einzig verwendet, um diese Informationen zuzustellen.
An wie viele Teilnehmer*innen kann ich eine Einladung per E-Mail versenden?
Termineinladungen direkt aus TERMINO sind limitiert auf 30 E-Mail-Empfänger*innen. Wenn mehr Personen eingeladen werden müssen, gibt es zwei Optionen:
- Verteiler aufteilen in Blöcke mit höchstens 30 Adressen und wiederholt diese über TERMINO einladen
- Versand der Einladungen mit dem Mail Programm unter Angabe des Abstimmungslinks.
E-Mail-Adressen müssen mit Beistrich getrennt werden, nicht mit Strichpunkten!
Pro Stunde werden von TERMINO maximal 50 Mails versendet. Die Einschränkungen verhindern, dass TERMINO als "Spam-Schleuder" verwendet wird und auf Spam-Listen gelangt, welche die Zustellung behindern würden.
Wie kann eine Termin-Abstimmung gemeinsam verwaltet und die eingeladenen Teilnehmer:innen von mehreren Personen eingesehen werden?
Um TERMINO mit einem Benutzer:innen-Konto gemeinsam nutzen zu können, sollte das Konto mit einer generischen E-Mail Adresse erstellt werden, auf welche die jeweiligen Personen Zugriff haben. Für Termin-Abstimmungen besteht die Möglichkeit, eine Liste mit den E-Mail Adressen der eingeladenen Teilnehmer:innen an die im Konto hinterlegte E-Mail Adresse zu schicken.
Dazu in der Ansicht einer Termin-Abstimmung unter Teilnehmer:innen einladen, die E-Mail Adressen der einzuladenen Teilnehmer:innen mit Komma getrennt im Feld Senden an eintragen und unter dem Feld Zusätzliche Nachricht ein Haken bei Liste der Email-Adressen an mich schicken setzen. Dadurch wird eine Liste mit den E-Mail Adressen der Teilnehmer:innen an die hinterlegte E-Mail Adresse geschickt und es kann gegebenenfalls auch von mehreren Personen geprüft werden, wer bereits eine Einladung zu der Termin-Abstimmung erhalten hat.
Im Feld Zusätzliche Nachricht kann zu der allgemeinen Einladungs-Nachricht ein weiterer Text hinzugefügt werden.
Können Termin-Optionen in einer Abstimmung ergänzt, bearbeitet oder gelöscht werden?
Werden bei einer Termin-Abstimmung Terminvorschläge nachträglich ergänzt, erscheint für Teilnehmer:innen, die bereits abgestimmt haben, ein durchgestrichenes Icon bei den neuen Optionen.
Teilnehmer:innen, die kein Benutzer:innen-Konto haben, können die vorherige Abstimmung nicht bearbeiten. Hierzu gibt es drei Optionen:
- Ersteller:in startet eine ganz neue Abstimmung
- Ersteller:in löscht die bisherigen Bekundungen der Teilnehmenden
- Teilnehmende legen eine neue Zeile in der Abstimmung an
Bei einer Ergänzung der Terminoptionen wird keine Einladung automatisch verschickt - es muss nochmal neu eingeladen werden.
Teilnehmer:innen mit Benutzer:innen-Konto können die eigenen Antworten bearbeiten bzw. auch löschen.
Ersteller:innen können auch andere Termineinträge löschen, etwa wenn irrtümlich ein:e Nutzer:in mehrfach ein Votum abgegeben hat.
Was passiert, wenn sich der fixierte Termin nochmals ändert?
Der neue Termin kann den teilnehmenden Personen erneut zugesendet werden. Manche Programme, beispielsweise Thunderbird, weisen auf Terminkonflikte hin und ermöglichen das Aktualisieren des Termins.
Ist bei Terminabstimmungen auch eine "Vielleicht" Option auswählbar?
Ja. Beim Anlegen einer Terminabstimmung "Weitere Optionen" aufklappen. Dort lässt sich die "Vielleicht" Option aktivieren.
Bei Buchungslisten gibt es dies nicht. Falls bei der Abstimmung Kommentare aktiviert sind, kann eine eingeschränkte Verfügbarkeit auch dort eingetragen werden.
Bei der Erstellung einer Umfrage gibt es eine Option "Versteckt". Was bedeutet das?
Bei einer versteckten Umfrage sehen die Teilnehmer*innen nicht, wofür sich andere Teilnehmer*innen entschieden haben. Damit lässt sich zum Beispiel eine grössere Erhebung durchführen, welcher Tag für eine Veranstaltung geeignet wäre.
Der*die Organisator*in der Umfrage sieht jedoch sehr wohl, wer welchen Terminwunsch angegeben hat.
Bitte beachten, dass nicht angemeldete Benutzer*innen den Link aus der bei der Erstellung zugesendeten E-Mail benötigen, um eine versteckte Umfrage im Nachgang bearbeiten zu können.
Wie können Termine in einem Kalenderprogramm wie Outlook abonniert werden?
Für angemeldete Benutzer*innen gibt es eine Seite mit einer Übersicht über alle Termine, die auf TERMINO zugesagt worden sind. Diese Übersicht ist über das Aufklappmenü oben rechts erreichbar ("Mein Konto" / "Termine").
Die jeweils zugesagten (dunkelroten) bzw. freizuhaltenden (hellroten) Termine können im eigenen Kalender (z.B. Outlook, nextcloud, Google) als webCal Feed abonniert werden. Um diesen Zugang freizuschalten ist ein API Key erforderlich, dieser muss aktiv selbst erzeugt werden.
In Outlook abonnierte Anzeige zugesagter Terminoptionen eines anderen Benutzers:
API Key erzeugen
Der iCal/webCal Feed ist eine URL mit einem persönlichen Schlüssel. Dieser API Key wird aus Datenschutzgründen nicht automatisch für jede*n Benutzer*in angelegt, sondern muss selbst einmalig erzeugt werden.
+ Anmelden und „Mein Konto / Einstellungen“ aufrufen.
+ Auf den Reiter „Bearbeiten“ wechseln.
+ In der unteren Hälfte der Seite ist der Bereich „API Schlüssel Einstellungen“ zu finden.
+ Mit der Schaltfläche „Neu erzeugen“ wird ein persönlicher Schlüssel generiert. Mit diesem Schlüssel kann nun ein externer Service die Termine abfragen.
+ Dann die Option „API Schlüssel für iCal Feed aktivieren“ wählen.
+ Nicht vergessen, die Änderungen mit der Schaltfläche „Speichern“ abzuschließen.
+ Sobald ein Termin zugesagt worden ist, erscheint im Reiter "Reserviert" auch der WebCal/iCal Link. Diesen dann im eigenen Kalender abonnieren.
Wenn ich eine Abstimmung erstelle oder schließe - warum ist das Mail nicht sofort in meinem Mailprogramm sichtbar, sondern kommt erst verzögert?
Je nachdem, ob der eigene Mail-Dienstleister Greylisting verwendet, kann sich die Zustellung der Mails um einige Minuten bis hin zu 1/2 Stunde verzögern.
Falls das Mail nicht sofort kommt, einfach etwas abwarten.
Mehr Infos zum Thema gibt es im Wikipedia-Artikel zu Greylisting.
Was passiert, wenn ein*e Teilnehmer*in bei einer Abstimmung eine Email-Adresse eingibt, die nicht existiert?
Stimmt die Adresse nicht, kann beim Abschließen der Termin-Abstimmung die ical (Kalender) Datei nicht zugestellt werden. Betroffene Teilnehmer*innen erfahren möglicherweise nichts vom fixierten Termin.
Wie lange bleiben Termin-Abstimmungen und Buchungslisten verfügbar? Können diese auch selbst gelöscht werden?
Abgestimmte Termine werden drei Monate nach dem fixierten Datum gelöscht, nicht abgeschlossene Terminabstimmungen ein halbes Jahr nach ihrer letzten Bearbeitung.
Bei Buchungslisten wird nach einem Jahr der letzten Bearbeitung ein Löschhinweis an den/die Ersteller*in per E-Mail gesendet. Darin enthalten ist ein Hinweis, dass nach weiteren 30 Tagen die Buchungsliste gelöscht wird, ausser es erfolgt eine Anmeldung und die Buchungsliste wird neu abgespeichert.
Diese Zeiträume sind im Sinne der Datenschutzgrundverordnung ein Kompromiss zwischen Serviceorientierung und Datensparsamkeit.
Eine Umfrage kann als Ersteller*in auf der Seite "Bearbeiten" unten auch selbst wieder gelöscht werden.
Diese Seite ist erreichbar,
1. falls ein Login vorhanden ist und eine Anmeldung vorliegt (rechts oben bei "Mein Konto / Abstimmungen")
2. falls keine Registrierung bei TERMINO vorgenommen wurde, über den per E-Mail zugesendeten Link zum nachträglichen Editieren.
Eignet sich TERMINO auch für Buchungen?
TERMINO wurde konzipiert, um EINEN gemeinsamen Termin zu finden. Bei sehr vielen Terminangeboten, wie dies bei Buchungen für Sprechstunden oder Führungen oft angeboten wird, eignet sich die horizontale Darstellung der Optionen nur bedingt.
Seit April 2020 gibt es eine Erweiterung von TERMINO speziell für Buchungen. Da verläuft die Navigation vertikal (somit sind auch sehr viele Optionen leicht darstellbar) und Nutzer*innen können ihre Buchungen auch ohne Login durchführen und wieder selbst stornieren. Auf der Startseite gibt es die Wahl, ob man EINEN Termin sucht oder eine Buchungsliste anlegen möchte.
Details dazu hier im FAQ.
Seit April 2020 gibt es in TERMINO zusätzlich zu den Terminabstimmungen Buchungslisten. Was hat es damit auf sich?
Reservierungen für Termine sammeln
Der Unterschied zur Terminabstimmung ist, dass bei Buchungslisten die Termine vorab feststehen und Teilnehmer*innen diese Termine buchen können. Z. B. Seminarplätze, einen Termin für ein Mitarbeitergespräch, Raumreservierungen, ...
Für diese Anwendungsfälle waren normale Terminabstimmungen eher unpraktisch, bei denen es ja darum geht, einen passenden Termin für alle zu finden. Ob bei Buchungen nur einer oder mehrere Termine ausgewählt werden können kann festgelegt werden.
Kann eine Buchungsliste kopiert werden?
Ja, im Karteireiter "Ansicht" der Buchungsliste gibt es den Bereich "Buchungsliste kopieren". Damit wird die bestehende Buchungsliste auf eine neue, eigenständige Buchungsliste kopiert.
Die Optionen innerhalb der Buchungsliste werden beim Kopieren übernommen und in der neuen Buchungsliste gleich abgebildet. Bestehende Buchungen werden in die neue Buchungsliste NICHT übernommen.
Kann eine Buchungsliste "weiterverwendet" werden, zum Beispiel von Woche zu Woche?
Ja, mit der Funktion "Buchungsliste kopieren". Da Termine dabei nicht verändert werden, sollte ein Trick angewendet werden: Die Buchungsliste wird wie gewohnt erstellt und das Datum in den Titel geschrieben:
Die Termine als Text eintragen:
Weitere Optionen festlegen und die Buchungsliste speichern:
Um die Liste für eine weitere Woche zu erstellen, die eigenen Buchungslisten aufrufen und die gewünschte Liste anzeigen lassen:
Hier kann die Buchungsliste kopiert werden:
Dabei wird eine neue Buchungsliste mit dem Titel "Kopie von Sprechstunde Prof. Muster - Woche 25. - 31.05.2020" erzeugt. Die alte Buchungsliste bleibt unverändert erhalten. Den Titel der neuen Buchungsliste ändern:
Der Rest der Buchungsliste bleibt unverändert - speichern und fertig:
Können Buchungs-Optionen in einer Liste ergänzt, bearbeitet oder gelöscht werden?
Buchungslisten, die bereits Buchungen enthalten, sollten nachträglich nicht bearbeitet werden.
Wird beispielsweise die Uhrzeit einer Buchungsoption, welche bereits von Teilnehmenden gebucht wurde, geändert, werden die Teilnehmenden nicht automatisch über die Änderung informiert.
Ebenso verhält es sich, wenn eine Buchungsoption mit Buchungen gelöscht wird. Die Teilnehmenden, welche die Option gebucht haben, werden nicht benachrichtigt.
Personen, die eine Option gebucht haben, können die Buchung mittels Link aus der Bestätigungs-E-Mail einsehen und gegebenenfalls stornieren.
Ersteller:innen können versehentlich getätige Buchungen aus einer Buchungsliste entfernen.
Soll eine Buchungsliste mit denselben Optionen neu angelegt werden, kann die bestehende Buchungsliste kopiert werden. Siehe dazu im FAQ.
Lassen sich Buchungslisten zu einem bestimmten Zeitpunkt aktivieren und deaktivieren?
Ja, das kann über das Zeitfenster für Buchungen eingestellt werden. Vor oder nach dem angegebenen Zeitfenster ist keine Buchung möglich.
Kann ich als Eigentümer*in einer Buchungsliste mehrmals Buchungen für Andere tätigen?
Nach aktuellem Stand kann der / die Eigentümer*in einer Buchungsliste nicht für Andere mehrfach buchen. Als Behelfslösung wird daher vorgeschlagen, den Link zur Buchungsliste in einem privaten Fenster zu öffnen und mit Strg, Shift und Entf die Cookies zu löschen. Dadurch können als Eigentümer*in mehrere Buchungen für Andere vorgenommen werden.
Ein privates Browser-Fenster kann per Rechtsklick auf das Browser-Icon und dann mit Neues privates Fenster öffnen, oder über das Anwendungsmenü des Browsers aufgerufen werden. In einem privaten Fenster wird TERMINO als nicht eingeloggte*r Nutzer*in angezeigt.
Die Tastenkombination Strg, Shift und Entf funktioniert in gängigen Browsern wie Microsoft Edge, Firefox oder Google Chrome.
Nutzer*innen eines Safari-Browsers können die Cookies über die Einstellungen löschen. Dazu oben links die Browser-Einstellungen aufrufen und den Reiter Datenschutz auswählen. Dann Websitedaten verwalten und auf alle entfernen klicken.
Der Weg über die Einstellungen funktioniert für alle Browser. Bei Firefox beispielsweise oben rechts auf das Hamburger-Menü klicken, dann Einstellungen und Datenschutz & Sicherheit auswählen. Unter Cookies und Website-Daten können die Daten entfernt oder verwaltet werden.
Alternativ können auch einzelne Cookies, wie die von TERMINO, ausgewählt und per Klick auf Entfernen gelöscht werden.
Kann ich als Teilnehmer*in in einer Buchungsliste für mehrere Personen buchen?
Voraussetzung hierfür ist, dass eine Buchungsoption auch von mehreren Teilnehmer*innen gebucht werden kann.
Nach der ersten Buchung erscheint ein Storno-Button. Wenn für die Buchungsoption dann weitere Teilnehmer*innen eingetragen werden sollen, beispielsweise eine Person möchte mehrere Teilnehmer*innen zu einem Kurs anmelden, kann wie im vorherigen FAQ beschrieben, vorgegangen werden.
Wird der Link zur Buchungsliste in einem privaten Fenster geöffnet und die Cookies gelöscht, ist ein erneutes Buchen möglich. Eine E-Mail Adresse kann für mehrere Buchungen eingetragen werden.
Allerdings ist zu beachten, dass die getätigten Buchungen so nicht nachträglich storniert werden können.
Wie kann ich die Termine anders sortieren oder auch in einem eigenen Format ausdrucken?
TERMINO bietet seit 31.1.2020 eine Exportfunktion an. Das Ergebnis ist eine CSV Datei mit Semikolon (;) als Trenner. Diese kann in jedes Tabellenprogramm importiert werden (Excel, LibreOffice Calc, OnlyOffice, ...).
Wenn nur Teile der Tabelle schnell übernommen werden sollen, können diese einfach im Webbrowser mit der Maus markiert, kopiert und in Excel oder Calc eingefügt werden.
Falls beim Importieren nach der Sprache der Felder gefragt wird, kann z.B. einfach Deutsch ausgewählt werden.
Was muss ich beachten, wenn ich eine Abstimmungsliste ausdrucken möchte?
Eine Liste der Teilnehmer*innen lässt sich mit dem Web-Browser drucken (üblicherweise mit Ctrl-P).
Folgende Druckereinstellungen sollten dabei getroffen werden:
- A4 Querformat
- Skalierung 40% (oder kleiner, wenn mehr als ein dutzend Zeitspalten)
- automatische Skalierung deaktivieren (breite Abstimmungen werden mitunter nicht erkannt, daher Skalierung fixieren)
- Hintergrundbilder drucken (sonst werden die Häkchen nicht angezeigt)
Bei sehr großen Listen empfehlen wir, die Liste als CSV Datei zu exportieren, mit einem Tabellenprogramm (Excel, Calc) zu öffnen und von dort aus zu drucken.
Wie komme ich wieder in den Bearbeitungsmodus, wenn ich kein Konto eingerichtet habe?
Nutzer*innen bleiben bei TERMINO 23 Tage auf dem selben Endgerät angemeldet, sofern der Browser nicht so eingestellt ist, dass Cookies vorher (etwa beim Schliessen eines Fensters) gelöscht werden. Ist das TERMINO - Cookie abgelaufen oder nicht vorhanden, muss die Sitzung über den Bearbeitungslink, welcher nach der Erstellung der Abstimmung per E-Mail versendet wird, wieder aktiviert oder sich nochmals bei TERMINO angemeldet werden.
Also wenn der BEARBEITEN - Reiter sichtbar ist, liegt eine Anmeldung vor.
Wir empfehlen, vor dem Anlegen einer Abstimmung ein Konto bei TERMINO anzulegen, dann wird der Bearbeitungslink zum Einsteigen nicht benötigt und alle Abstimmungen werden aufgelistet.
Ist eine Auftragsverarbeitervereinbarung laut Datenschutzgrundverordnung für Unternehmen oder Organisationen in Österreich, die TERMINO nutzen, notwendig?
Für die frei und öffentlich nutzbare Version von termino.gv.at ist keine Auftragsverarbeitervereinbarung zwischen Unternehmen oder Organisationen, welche TERMINO nutzen, und dem BMF erforderlich, da es sich mangels Zweck- und Mittelbestimmung um kein Verhältnis im Sinne eines Verantwortlichen gemäß Art. 4 Z 7 DSGVO und eines Auftragsverarbeiters gemäß Art. 4 Z 8 DSGVO handelt.
Jede:r Benutzer:in kann das eigene Konto löschen.
Dazu als angemeldete:r Benutzer:in unter "Mein Konto" die Einstellungen aufrufen und den Reiter "Bearbeiten" anklicken.
Unten findet sich der Button "Benutzerkonto löschen".
Damit kann das Benutzerkonto gelöscht werden.
Eigene Abstimmungen und Buchungslisten können in der jeweiligen Ansicht unter dem Reiter "Bearbeiten" gelöscht werden.
Wieso wird die Einbindung von TERMINO als iFrame in andere Webseiten nicht unterstützt?
Grundlegend gilt festzuhalten, dass beim Anzeigen eines iFrames auf einer Webseite ein Transfer von personenbezogenen Daten in Form der IP-Adressen der Webseiten-Nutzer:innen stattfindet. Dies kann zu Problemen mit der Datenschutzgrundverordnung führen. Zudem wird die Kontrolle über die Darstellung der Inhalte innerhalb eines iFrames geschmälert.
Die TERMINO Oberfläche beinhaltet Tabellen, welche unter anderem dazu dienen, die Ergebnisse von Termin-Abstimmungen und Buchungslisten zu veranschaulichen. Bei vielen Ergebnissen ist ein Scrollen innerhalb der Tabelle erforderlich, um diese vollständig einsehen zu können. Die optimale Darstellung dieser Tabellen kann mittels iFrame nicht gewährleistet werden.
Demzufolge wird von einer Einbindung von TERMINO in andere Webseiten per iFrame abgesehen. Der TERMINO Source Code ist Open Source und darf für eigene Projekte verwendet werden. Für eine individuelle Version von TERMINO gerne sales@fairkom.eu kontaktieren.
Welche Möglichkeiten gibt es, sich mit einem bereits bestehenden Konto eines anderen Portals anzumelden?
Wer sich bei TERMINO anmeldet, hat mehr Möglicheiten. So kann eine Abstimmung etwa nochmal bearbeitet werden. Dazu ist es nicht unbedingt nötig, sich bei TERMINO zu registrieren.
Bereits jetzt steht TERMINO in einigen Portalen der Verwaltung in Österreich zur Verfügung und eine Anmeldung kann durch das Login der Dienststelle erfolgen. Sollte ihr Portal noch kein TERMINO als Service auflisten, bitten Sie darum über den Helpdesk ihrer Organisation.
Wir arbeiten an einer Erweiterung des Single-Sign-On, sodass auch von der TERMINO Login-Seite aus ein Identity System ausgewählt werden kann, wo ich bereits ein Konto habe. Der Login Token wird dann an TERMINO übergeben, sodass dort ohne ein neues Passwort ein User angelegt wird.
Wie lange werden Logdaten, vorwiegend Server-Logs, bei der Verwendung von TERMINO gespeichert?
Server-Logs werden gespeichert, um die Systemsicherheit zu prüfen, die Webseite technisch zu administrieren sowie das Angebot zu optimieren.
Die Logfiles beinhalten unter anderem Angaben zu der IP-Adresse des anfragenden Computers, Datum und Uhrzeit der Anfrage sowie Informationen dazu, welche Datenmenge an den Anfragenden übertagen wurde und ob die Anfrage erfolgreich war.
Die Serverlogs werden für max. drei Monate gespeichert.