Achtung: Probleme Mailversand

Am Mittwoch den 29. Juni 2022 konnten zwischen 16h10 und 16h43 keine E-Mails versendet werden. Falls in dieser Zeitspanne ein Termin angelegt oder fixiert worden ist, bitte die Teilnehmer:innen nochmals benachrichtigen. Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeit. 

 

Häufig gestellte Fragen

Wir sind bemüht, mögliche Fragen hier kurz zu beantworten.

Kann ich TERMINO auch gänzlich anonym nutzen?

Sowohl das Registrieren eines Benutzerkontos als auch die Eingabe einer E-Mail Adresse bei Terminabstimmungen ist optional.

Die Nutzung ist für Teilnehmer*innen an einer Terminabstimmung also völlig anonym möglich. Wir empfehlen dennoch, sich anzumelden, weil dann auch nachträglich Terminzusagen geändert werden können.

Allerdings ist die Hinterlegung einer E-Mail Adresse durch einladende Personen erforderlich, weil sonst der Link zum nachträglichen Bearbeiten und Fixieren des Termins nicht zugestellt werden kann.

Auch ist bei Buchungslisten die Eingabe einer E-Mail Adresse erforderlich, weil nur so eine Buchungsbestätigung und Informationen über allfällige Stornierungen verschickt werden können.

Zusätzlich bietet die Erstellung von Buchungslisten mit Login den Vorteil, dass eine Übersicht der Buchungslisten im Konto angezeigt wird.

Warum ist es sinnvoll, dass sowohl einladende als auch eingeladene Personen eine E-Mail Adresse angeben und was passiert damit?

Die E-Mail Adresse wird bei einladenden Personen benötigt, um den Link zum nachträglichen Bearbeiten zu schicken.

Teilnehmer*innen einer Terminabstimmung können zu einer Angabe einer E-Mail Adresse verpflichtet werden. Denn nur dann wird an diese Adresse der fixierte Termin von TERMINO als ICAL Datei geschickt, damit der Termin bequem in den eigenen Kalender importiert werden kann. Wird die Option zur verpflichtenden Bereitstellung einer E-Mail Adresse nicht gewählt, müssen Teilnehmer*innen, die nicht auf TERMINO registriert sind, über das eigene E-Mail Programm oder einen Messenger vom Ausgang der Abstimmung informiert werden.

Bei einer Buchung ist die Angabe einer E-Mail Adresse erfoderlich, damit eine Bestätigung zugestellt und eine allfällige Stornierung durchgeführt werden kann.

In beiden Fällen wird die Adresse nie öffentlich angezeigt, und einzig verwendet, um diese Informationen zuzustellen.

 

An wie viele Teilnehmer*innen kann ich eine Einladung per E-Mail versenden?

Termineinladungen direkt aus TERMINO sind limitiert auf 30 E-Mail-Empfänger*innen. Wenn mehr Personen eingeladen werden müssen, gibt es zwei Optionen:

  • Verteiler aufteilen in Blöcke mit höchstens 30 Adressen und wiederholt diese über TERMINO einladen
  • Versand der Einladungen mit dem Mail Programm unter Angabe des Abstimmungslinks. 

E-Mail-Adressen müssen mit Beistrich getrennt werden, nicht mit Strichpunkten!

Pro Stunde werden von TERMINO maximal 50 Mails versendet. Die Einschränkungen verhindern, dass TERMINO als "Spam-Schleuder" verwendet wird und auf Spam-Listen gelangt, welche die Zustellung behindern würden.

Können Teilnehmer*innen ihre Terminoptionen bearbeiten oder auch löschen?

Falls Terminvorschläge ergänzt werden müssen, erscheint ein durchgestrichenes Icon bei den neuen Optionen. Da anonyme Teilnehmer*innen ihre vorige Abstimmung nicht bearbeiten können, gibt es drei Optionen:

  1. Terminersteller*innen startet eine ganz neue Abstimmung
  2. Terminersteller*innen löschen die bisherigen Bekundungen der Teilnehmer*innen
  3. Teilnehmer*innen legen eine neue Zeile in der Abstimmung an

Bei einer Ergänzung der Terminoptionen wird keine Einladung automatisch verschickt - es muss nochmal neu eingeladen werden.

Angemeldete Nutzer*innen dürfen ihre eigenen Antworten bearbeiten bzw. auch löschen.

Terminersteller*innen können auch andere Termineinträge löschen, etwa wenn irrtümlich ein*e Nutzer*in mehrfach ein Votum abgegeben hat (etwa weil die Internet-Verbindung unterbrochen worden ist).

 

Was passiert, wenn sich der fixierte Termin nochmals ändert?

Der neue Termin kann den teilnehmenden Personen erneut zugesendet werden. Manche Programme, beispielsweise Thunderbird, weisen auf Terminkonflikte hin und ermöglichen das Aktualisieren des Termins.

Ist bei Terminabstimmungen auch eine "Vielleicht" Option auswählbar?

Ja. Beim Anlegen einer Terminabstimmung "Weitere Optionen" aufklappen. Dort lässt sich die "Vielleicht" Option aktivieren.

Bei Buchungslisten gibt es dies nicht. Falls bei der Abstimmung Kommentare aktiviert sind, kann eine eingeschränkte Verfügbarkeit auch dort eingetragen werden.

Bei der Erstellung einer Umfrage gibt es eine Option "Versteckt". Was bedeutet das?

Bei einer versteckten Umfrage sehen die Teilnehmer*innen nicht, wofür sich andere Teilnehmer*innen entschieden haben. Damit lässt sich zum Beispiel eine grössere Erhebung durchführen, welcher Tag für eine Veranstaltung geeignet wäre.

Der*die Organisator*in der Umfrage sieht jedoch sehr wohl, wer welchen Terminwunsch angegeben hat.

Wie können Termine in einem Kalenderprogramm wie Outlook abonniert werden?

Für angemeldete Benutzer*innen gibt es eine Seite mit einer Übersicht über alle Termine, die auf TERMINO zugesagt worden sind. Diese Übersicht ist über das Aufklappmenü oben rechts erreichbar ("Mein Konto" / "Termine").

Die jeweils zugesagten (dunkelroten) bzw. freizuhaltenden (hellroten) Termine können im eigenen Kalender (z.B. Outlook, nextcloud, Google) als webCal Feed abonniert werden. Um diesen Zugang freizuschalten ist ein API Key erforderlich, dieser muss aktiv selbst erzeugt werden.

Reservierte Termine

In Outlook abonnierte Anzeige zugesagter Terminoptionen eines anderen Benutzers:

TERMINO im Outlook

API Key erzeugen

Der iCal/webCal Feed ist eine URL mit einem persönlichen Schlüssel. Dieser API Key wird aus Datenschutzgründen nicht automatisch für jede*n Benutzer*in angelegt, sondern muss selbst einmalig erzeugt werden.

+ Anmelden und „Mein Konto / Einstellungen“ aufrufen.

+ Auf den Reiter „Bearbeiten“ wechseln.

+ In der unteren Hälfte der Seite ist der Bereich „API Schlüssel Einstellungen“ zu finden.

+ Mit der Schaltfläche „Neu erzeugen“ wird ein persönlicher Schlüssel generiert. Mit diesem Schlüssel kann nun ein externer Service die Termine abfragen.

+ Dann die Option „API Schlüssel für iCal Feed aktivieren“ wählen.

+ Nicht vergessen, die Änderungen mit der Schaltfläche „Speichern“ abzuschließen.

+ Sobald ein Termin zugesagt worden ist, erscheint im Reiter "Reserviert" auch der WebCal/iCal Link. Diesen dann im eigenen Kalender abonnieren.

Wenn ich eine Abstimmung erstelle oder schließe - warum ist das Mail nicht sofort in meinem Mailprogramm sichtbar, sondern kommt erst verzögert?

Je nachdem, ob der eigene Mail-Dienstleister Greylisting verwendet, kann sich die Zustellung der Mails um einige Minuten bis hin zu 1/2 Stunde verzögern.
Falls das Mail nicht sofort kommt, einfach etwas abwarten.

Mehr Infos zum Thema gibt es im Wikipedia-Artikel zu Greylisting.

Was passiert, wenn ein*e Teilnehmer*in bei einer Abstimmung eine Email-Adresse eingibt, die nicht existiert?

Stimmt die Adresse nicht, kann beim Abschließen der Termin-Abstimmung die ical (Kalender) Datei nicht zugestellt werden. Betroffene Teilnehmer*innen erfahren möglicherweise nichts vom fixierten Termin.

Wie lange bleiben Abstimmungen verfügbar? Kann ich diese auch selbst löschen?

Abgestimmte Termine werden drei Monate nach dem fixierten Datum gelöscht, nicht abgeschlossene Terminabstimmungen ein halbes Jahr nach ihrer letzten Bearbeitung.

Bei Buchungslisten wird nach einem Jahr der letzten Bearbeitung ein Löschhinweis an den/die Ersteller*in per E-Mail gesendet. Darin enthalten ist ein Hinweis, dass nach weiteren 30 Tagen die Buchungsliste gelöscht wird, ausser es erfolgt eine Anmeldung und die Buchungsliste wird neu abgespeichert. 

Diese Zeiträume sind im Sinne der Datenschutzgrundverordnung ein Kompromiss zwischen Serviceorientierung und Datensparsamkeit.

Eine Umfrage kann als Ersteller*in auf der Seite "Bearbeiten" unten auch selbst wieder gelöscht werden.
Diese Seite ist erreichbar,
1. falls ein Login vorhanden ist und eine Anmeldung vorliegt (rechts oben bei "Mein Konto / Abstimmungen")
2. falls keine Registrierung bei TERMINO vorgenommen wurde, über den per E-Mail zugesendeten Link zum nachträglichen Editieren.

 

Eignet sich TERMINO auch für Buchungen?

TERMINO wurde konzipiert, um EINEN gemeinsamen Termin zu finden. Bei sehr vielen Terminangeboten, wie dies bei Buchungen für Sprechstunden oder Führungen oft angeboten wird, eignet sich die horizontale Darstellung der Optionen nur bedingt.

Seit April 2020 gibt es eine Erweiterung von TERMINO speziell für Buchungen. Da verläuft die Navigation vertikal (somit sind auch sehr viele Optionen leicht darstellbar) und Nutzer*innen können ihre Buchungen auch ohne Login durchführen und wieder selbst stornieren. Auf der Startseite gibt es die Wahl, ob man EINEN Termin sucht oder eine Buchungsliste anlegen möchte.

Details dazu hier im FAQ.

Seit April 2020 gibt es in TERMINO zusätzlich zu den Terminabstimmungen Buchungslisten. Was hat es damit auf sich?

Reservierungen für Termine sammeln

Bildschirmfoto Buchungsliste

Der Unterschied zur Terminabstimmung ist, dass bei Buchungslisten die Termine vorab feststehen und Teilnehmer*innen diese Termine buchen können. Z. B. Seminarplätze, einen Termin für ein Mitarbeitergespräch, Raumreservierungen, ...

Für diese Anwendungsfälle waren normale Terminabstimmungen eher unpraktisch, bei denen es ja darum geht, einen passenden Termin für alle zu finden. Ob bei Buchungen nur einer oder mehrere Termine ausgewählt werden können kann festgelegt werden.

Kann eine Buchungsliste kopiert werden?

Ja, im Karteireiter "Ansicht" der Liste gibt es den Bereich "Buchungsliste kopieren", mit der die bestehende Buchungsliste auf eine neue, eigenständige Buchungsliste kopiert wird.
Es ist zu beachten, dass Termine beim Kopieren nicht verändert werden, und dass bestehende Buchungen nicht übernommen werden.
Die gewählten Optionen bleiben unverändert.

Kann eine Buchungsliste "fortgeschrieben" werden, zum Beispiel von Woche zu Woche?

Ja, mit der Funktion "Buchungsliste kopieren". Da Termine dabei nicht verändert werden, sollte ein Trick verwendet werden: Die Buchungsliste wird wie gewohnt erstellt und das Datum in den Titel geschrieben:

Buchungsliste erstellen

Die Termine als Text eintragen:

Optionen als Text

Weitere Optionen festlegen und die Buchungsliste speichern:

Buchungsliste speichern

Um die Liste für eine weitere Woche zu erstellen, die eigenen Buchungslisten aufrufen und die gewünschte Liste anzeigen lassen:

Ansicht Buchungsliste

Hier kann die Buchungsliste kopiert werden:

Buchungsliste kopieren

Dabei wird eine neue Buchungsliste mit dem Titel "Kopie von Sprechstunde Prof. Muster - Woche 25. - 31.05.2020" erzeugt. Die alte Buchungsliste bleibt unverändert erhalten. Den Titel der neuen Buchungsliste ändern:

Titel ändern

Der Rest der Buchungsliste bleibt unverändert - speichern und fertig:

Übersicht der Buchungslisten

Lassen sich Buchungslisten zu einem bestimmten Zeitpunkt aktivieren und deaktivieren?

Ja, das kann über das Zeitfenster für Buchungen eingestellt werden. Vor oder nach dem angegebenen Zeitfenster ist keine Buchung möglich.

Zeitfenster für Buchungen

Nach aktuellem Stand kann der / die Eigentümer*in einer Buchungsliste nicht für Andere mehrfach buchen. Als Behelfslösung wird daher vorgeschlagen, den Link zur Buchungsliste in einem privaten Fenster zu öffnen und mit Strg, Shift und Entf die Cookies zu löschen. Dadurch können als Eigentümer*in mehrere Buchungen für Andere vorgenommen werden.

Ein privates Browser-Fenster kann per Rechtsklick auf das Browser-Icon und dann mit Neues privates Fenster öffnen, oder über das Anwendungsmenü des Browsers aufgerufen werden. In einem privaten Fenster wird TERMINO als nicht eingeloggte*r Nutzer*in angezeigt.

Die Tastenkombination Strg, Shift und Entf funktioniert in gängigen Browsern wie Microsoft Edge, Firefox oder Google Chrome.

Nutzer*innen eines Safari-Browsers können die Cookies über die Einstellungen löschen. Dazu oben links die Browser-Einstellungen aufrufen und den Reiter Datenschutz auswählen. Dann Websitedaten verwalten und auf alle entfernen klicken.

Der Weg über die Einstellungen funktioniert für alle Browser. Bei Firefox beispielsweise oben rechts auf das Hamburger-Menü klicken, dann Einstellungen und Datenschutz & Sicherheit auswählen. Unter Cookies und Website-Daten können die Daten entfernt oder verwaltet werden.

Alternativ können auch einzelne Cookies, wie die von TERMINO, ausgewählt und per Klick auf Entfernen gelöscht werden.

Voraussetzung hierfür ist, dass eine Buchungsoption auch von mehreren Teilnehmer*innen gebucht werden kann.

Nach der ersten Buchung erscheint ein Storno-Button. Wenn für die Buchungsoption dann weitere Teilnehmer*innen eingetragen werden sollen, beispielsweise eine Person möchte mehrere Teilnehmer*innen zu einem Kurs anmelden, kann wie im vorherigen FAQ beschrieben, vorgegangen werden.

Wird der Link zur Buchungsliste in einem privaten Fenster geöffnet und die Cookies gelöscht, ist ein erneutes Buchen möglich.

Wie kann ich die Termine anders sortieren oder auch in einem eigenen Format ausdrucken?

TERMINO bietet seit 31.1.2020 eine Exportfunktion an. Das Ergebnis ist eine CSV Datei mit Semikolon (;) als Trenner. Diese kann in jedes Tabellenprogramm importiert werden (Excel, LibreOffice Calc, OnlyOffice, ...).

Wenn nur Teile der Tabelle schnell übernommen werden sollen, können diese einfach im Webbrowser mit der Maus markiert, kopiert und in Excel oder Calc eingefügt werden.

Falls beim Importieren nach der Sprache der Felder gefragt wird, kann z.B. einfach Deutsch ausgewählt werden.

Was muss ich beachten, wenn ich eine Abstimmungsliste ausdrucken möchte?

Eine Liste der Teilnehmer*innen lässt sich mit dem Web-Browser drucken (üblicherweise mit Ctrl-P).

Folgende Druckereinstellungen sollten dabei getroffen werden:

  • A4 Querformat
  • Skalierung 40% (oder kleiner, wenn mehr als ein dutzend Zeitspalten)
  • automatische Skalierung deaktivieren (breite Abstimmungen werden mitunter nicht erkannt, daher Skalierung fixieren)
  • Hintergrundbilder drucken (sonst werden die Häkchen nicht angezeigt)

Bei sehr großen Listen empfehlen wir, die Liste als CSV Datei zu exportieren, mit einem Tabellenprogramm (Excel, Calc) zu öffnen und von dort aus zu drucken.

Wie komme ich wieder in den Bearbeitungsmodus, wenn ich kein Konto eingerichtet habe?

Nutzer*innen bleiben bei TERMINO 23 Tage auf dem selben Endgerät angemeldet, sofern der Browser nicht so eingestellt ist, dass Cookies vorher (etwa beim Schliessen eines Fensters) gelöscht werden. Ist das TERMINO - Cookie abgelaufen oder nicht vorhanden, muss die Sitzung über den Bearbeitungslink, welcher nach der Erstellung der Abstimmung per E-Mail versendet wird, wieder aktiviert oder sich nochmals bei TERMINO angemeldet werden.

Also wenn der BEARBEITEN - Reiter sichtbar ist, liegt eine Anmeldung vor.

Bearbeiten-Reiter in Termino

Wir empfehlen, vor dem Anlegen einer Abstimmung ein Konto bei TERMINO anzulegen, dann wird der Bearbeitungslink zum Einsteigen nicht benötigt und alle Abstimmungen werden aufgelistet.

Ist eine Auftragsverarbeitervereinbarung laut Datenschutzgrundverordnung für Unternehmen oder Organisationen in Österreich, die TERMINO nutzen, notwendig?

Für die frei und öffentlich nutzbare Version von termino.gv.at ist keine Auftragsverarbeitervereinbarung zwischen Unternehmen oder Organisationen, welche TERMINO nutzen, und dem BMDW erforderlich, da es sich mangels Zweck- und Mittelbestimmung um kein Verhältnis im Sinne eines Verantwortlichen gemäß Art. 4 Z 7 DSGVO und eines Auftragsverarbeiters gemäß Art. 4 Z 8 DSGVO handelt.